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Häufig gestellte Fragen

Themenbereich Rechnungsstellung

Was muss alles auf der Rechnung stehen?
Bitte beachten Sie, dass auf unserer Musterrechnung nur die für das Schulobst- und -gemüse-programm (SOGP) relevanten Angaben dargestellt sind. Die seitens der Finanzverwaltung nötigen Angaben (z.B. Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer, etc.) müssen von Ihnen ergänzt werden. Im Detail bitte mit Ihrem Steuerberater und/oder dem Finanzamt klären.

Die Rechnung sollte folgende Anforderungen erfüllen:

  • Adressat: die Einrichtung oder der Träger der Einrichtung
  • Lieferant mit Bezeichnung (Firmierung) und Anschrift
  • Belieferte Einrichtung mit Bezeichnung und Anschrift
  • Datum der Lieferungen
  • Gelieferte Mengen in Kilogramm nach Obst- und Gemüsearten aufgeschlüsselt
  • Netto- und Bruttorechnungsbetrag
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Abzug der EU-Beihilfe

Nur mit einer korrekten Rechnung kann die Beihilfe im Rahmen des Schulobst- und -gemüse-programms (SOGP) beantragt werden.

Wenn Fehler auf der Rechnung festgestellt werden, teilt das Regierungspräsidium Tübingen dies den Lieferanten dann mit?
Natürlich. Sollten bei der Prüfung Ihrer Rechnungen Unklarheiten auftreten, werden Sie von uns kontaktiert bzw. darauf aufmerksam gemacht. Nur mit einer korrekten Rechnung kann die Beihilfe im Rahmen des SOGP beantragt werden.

Wie ist die Rechnungsadresse bei Sponsoren?
Die Rechnung muss immer an die belieferten Einrichtungen adressiert sein. Es ist allerdings ein Hinweis möglich wie „Rechnung/Restbetrag wird übernommen durch…“. Dies kann unter die Rechnung geschrieben werden.

Themenbereich Abrechnung mit dem Regierungspräsidium (RP) Tübingen

Warum wird bei dem Antrag auf so viele Kleinigkeiten geachtet (Stempel, Ort, Datum, etc.)?
Da es sich bei den Beihilfen um EU-Mittel handelt, ist es ein sehr genaues Verfahren. Die Vorgaben an das Verfahren sind von der EU geregelt. Neben den Vor-Ort-Kontrollen der Lieferanten, wird auch das RP Tübingen in regelmäßigen Abständen geprüft. Ebenso wird bei jeder Berechnung/ Bewilligung der gesamte Antrag noch einmal von unabhängigen Personen geprüft. Fehlende Daten oder falsche Berechnungen können zu Rückforderungen oder Beanstandungen seitens der EU führen. Um dies zu vermeiden wird auf eine sehr genaue Bearbeitung Wert gelegt.

Antragsteller, Bevollmächtigung/Unterschrift?

Das RP Tübingen muss die Unterschriften des Antragstellers zu seiner eigenen Sicherheit abgleichen. Daher muss der Antragsteller etwaigen Angestellten/Familienmitgliedern eine Vollmacht erteilen und dem RP Tübingen zusenden. Das Formblatt ist vom RP Tübingen oder auf der Homepage erhältlich.

Ist es möglich, eine detaillierte Auskunft zu Kürzungen des Beihilfeantrags zu erhalten?
Ja, bitte melden Sie sich bei uns telefonisch oder per E-Mail, wenn Sie Ihren Zuwendungs-bescheid erhalten haben und die vorgenommene Kürzung der Schulfruchtbeihilfe nicht nachvollziehen können.

Ist ein Wechsel zwischen mehrmonatlicher und monatlicher Abrechnung möglich?
Ja, es müssen dabei allerdings die festgelegten Zeiträume beachtet werden, z.B. August – November mehrmonatliche Abrechnung und den Rest des Jahres dann monatlich.
Zeiträume mehrmonatlich:
August - November (Frist bis Ende Februar)
Dezember - März (Frist bis Ende Juni)
April - Juli (Frist bis Ende Oktober)

Warum müssen die Einrichtungen die Anlage 1 mit Ort, Datum, Stempel und Unterschrift bestätigen?
Hierbei geht es um die Bestätigung der belieferten Einrichtungen, dass sie die gelieferten Mengen erhalten und verteilt hat. Ohne die Bestätigung der Einrichtung wäre es eine Selbsterklärung des Lieferanten, und eine Selbsterklärung wird von der EU nicht akzeptiert.
Wenn sich Ihre Einrichtung mit der Rückgabe der Anlage 1 mehr als Zeit lässt: bei der letzten Lieferung des Abrechnungszeitraums die ausgefüllte Anlage 1 persönlich übergeben und z. B. eine Woche Frist bis zur nächsten Lieferung setzen; die Einrichtungen auf ihre Verpflichtung zur Mitwirkung hinweisen.

Warum können je Beihilfeantrag nur 99 Anlagen eingereicht werden?
Aus programmtechnischer und arbeitsorganisatorischer Sicht ist es nicht möglich, je Beihilfeantrag mehr als 99 Anlagen einzureichen.

Werden die Lieferanten über Änderungen der Formulare informiert?

Ja, wir versenden die jeweils aktuellen Formulare immer per E-Mail an alle Lieferanten. Voraussetzung dafür ist, dass Sie bei uns eine gültige E-Mail-Adresse angegeben haben.

Themenbereich Aufbewahrung Belege

Welche Belege müssen von wem wie lange aufbewahrt werden?
Laut VwV-Schulfruchtprogramm sind die Antragsteller verpflichtet, alle mit dem Beihilfeantrag zusammenhängenden Unterlagen und Belege zehn Jahr vom Ende des Kalenderjahres an, auf das sie sich beziehen, vollständig, sicher und geordnet aufzubewahren.
Es wird empfohlen, zusätzlich zu den Rechnungen auch die Lieferscheine aufzubewahren. Sollte eine Vor-Ort-Kontrolle stattfinden, ist ein Nachvollziehen der gelieferten Mengen und Sorten ersichtlicher.
Die belieferte Einrichtung bzw. der Träger der Einrichtung sollte die Rechnungen ebenfalls für den genannten Zeitraum aufbewahren. Dies ist in den Teilnahmevoraussetzungen und Rahmenbedingungen vermerkt. Die Einrichtung stimmt diesen zu.

Reicht es aus die Rechnungen und Lieferscheine elektronisch vorzulegen?

Nein, die Rechnungen müssen in Papier vorliegen. Die Lieferscheine können elektronisch gespeichert und erst bei Bedarf ausgedruckt werden. Die Lieferscheine müssen nicht von der Einrichtung unterschrieben werden.

Themenbereich Lieferung / Verteilung / Portion / Biozertifizierung

Unterschied von „Lieferung“ und „Verteilung“

L i e f e r u n g e n = die Auslieferung der Ware an die Einrichtungen
V e r t e i l u n g e n = die Ausgabe der Früchte an die Kinder


Es muss nicht an allen Tagen, an denen Obst und Gemüse an die Kinder verteilt wird, auch geliefert werden.

Lieferungen am Monatsende

Lieferungen können nur innerhalb des jeweiligen Liefermonats abgerechnet werden. Daher muss bei Lieferungen am Monatsende darauf geachtet werden, dass die maximal mögliche Menge nicht überschritten wird.

Was kann man tun wenn es nicht für 2 Verteilungen reicht?
Laut der Verwaltungsvorschrift müssen die Mengen so geliefert werden, dass diese für mindestens 2 Verteilungen im Monat reichen. Daher muss, wenn es nicht ausreicht, mehr geliefert werden.

Portionen einhalten
Bei beispielsweise 50 Kindern müssen mindestens 100 Portionen pro Monat verteilt werden. Die maximale Portionszahl pro Monat errechnet sich aus Zahl der teilnehmenden Kinder mal Verteiltage (z.B. 50 Kinder, 10 Tage = Maximum 500 Portionen).

Wie rundet man die Portionen/kg und den Portionspreis?
Immer abrunden bzw. abschneiden, bei z.B. 1,45 kg = 14 Portionen
Runden Portionspreis (€): max. 4 Nachkommastellen
(Wenn Sie bei den kg nur mit einer Nachkommastelle rechnen, vermeiden Sie Rundungsdifferenzen!)

Biozertifikat
Genau darauf achten, was man zertifizieren lässt, reduziert Kosten; Angebote verschiedener Kontrollstellen vergleichen. Die Liste der Kontrollstellen finden Sie hier.
Die Abrechnung mit 0,40 € ist erst ab Ausstellungsdatum des Zertifikates und nach Zulassung als Bio-Lieferant möglich (auf Abrechnungszeitraum achten!).

Themenbereich Zusammensetzung der Lieferung

Vielfalt an Obst/Gemüse ist vom Programm gewünscht, wie kann man dies umsetzen?
Ziel des Programms ist u.a., dass die Kinder eine breite Vielfalt an Obst und Gemüse kennenlernen. Auch die Kinder freuen sich i.d. Regel über Abwechslung. Was tatsächlich umsetzbar ist, muss zwischen Lieferant und Einrichtung austariert werden auch unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit. Sprechen Sie genau ab was von den Einrichtungen gewünscht ist, um Missverständnisse zu verhindern. Grundsätzlich gilt: So breit wie möglich, so eng wie nötig.

Wie soll die Lieferung von hochpreisigen Produkten (Kirschen, Aprikosen, etc.) bei 0,30 € möglich sein?
Am besten eignet sich eine Mischkalkulation. Sollte auch dies nicht ausreichen, so sprechen Sie die Einrichtungen an, ob diese einen Teil selbst zahlen, wenn sie solche Produkte wünschen. Bei der Mischkalkulation ist zu beachten, dass der maximal mögliche Beihilfesatz nicht überschritten werden darf.

Beihilfefähige Produkte: warum sind z.B. Kartoffeln nicht förderfähig, wonach wird das festgelegt?!

Rechtsgrundlage ist die Verordnung (EU) Nr. 1308/2013. Welche Produkte unter „Obst und Gemüse fallen“ ist dort im Anhang I, Teile IX, X und XI beschrieben. Im baden-württembergischen Schulobst- und -gemüseprogramm sind darüber hinaus nur frische Produkte zulässig, die die einschlägigen Vermarktungsnormen und lebensmittelrechtlichen Anforderungen erfüllen.

Themenbereich „Zusammenarbeit mit den Einrichtungen“

Wer muss den Sponsor suchen? Einrichtungen, Lieferant oder RP Tübingen?
Die Einrichtung muss den Sponsor für die restlichen 25% (plus Mehrwertsteuer) selbst suchen. Die Erfahrung mancher Lieferanten zeigt allerdings, dass wenn nicht der Lieferant das Sponsoring übernimmt, Einrichtungen wieder abspringen, da sie keine Zeit bzw. kein Personal haben einen Sponsor zu suchen. Relativ einfach für die Einrichtungen sind Elternsponsoren; vielleicht hierauf einen Hinweis geben.

Wie viele BeKi-Schulfrucht-Einsätze können Einrichtungen beantragen?

Im Rahmen des EU-Schulobst- und -gemüseprogramms können bis zu 5 Einsätze je Einrichtung über das Land Baden-Württemberg bezahlt werden. Neue Einrichtungen erhalten hierfür einen Gutschein. Lieferanten dürfen Neueinsteiger gerne auf diese Möglichkeit der pädagogischen Begleitung hinweisen. BeKi-Referentinnen, welche die Einsätze durchführen, können über das jeweilige Landwirtschaftsamt und Frau Anderlohr (LEL, Tel. 07171-917-235) erfragt werden.

Schulfrucht-BW